Lumous Gothic Festival 2001-2020, osa 4

 

Lumous Gothic Festival 2001-2020

- osa 4

Säätämistä, pt. 1

Noin periaatteessa bändien buukkaaminen tapahtumiin noudattelee selkeää kaavaa, 1) luodaan yhteys, 2) sovitaan diili ja 3) hoidetaan homma. Siis periaatteessa. Jokainen keikkoja järjestänyt tietää ettei homma läheskään aina ole oikeasti noin yksinkertaista, vaan yleensä joko kohdan 1) tai viimeistään kohdan 2) jälkeen alkaa säätäminen.

Vuosia sitten olin yhteydessä erääseen englantilaiseen orkesteriin. Yhtye ilmaisi mielenkiintonsa saapua soittamaan Lumoukseen ja hinnastakin päästiin melko kivuttomasti sopimukseen. Vielä tuohon aikaan ei sähköpostia jaettu Brittein saarilla ihan joka viikko (ja aina välillä tuntuu ettei sitä jaeta edelleenkään ja luultavasti Brexitin jälkeisessä maailmassa EU-alueen ulkoraja tullimuodollisuuksineen pysäyttää myös sähköpostien etenemisen), eli kaikki yhteydenpito tuntui kestävän ikuisuuksia.

Hintaneuvottelujen jälkeen päästiin kohtaan ”muut järjestäjän velvoitteet”, eli aluksi lennot ja hotellit. Bändin omasta pyynnöstä johtuen varausten teko jäi järjestäjän hoidettavaksi. Tuolloin Ryanair lensi vielä suorilla lennoilla väliä Stanstead-Tampere, joten läheisin kenttä on logistisesti paras vaihtoehto ja pyysin bändiltä nimitietoja kokoonpanosta jolla he Suomeen saapuisivat.

-Katso nimet levynkannesta.

-Tuota-tuota, siellähän on mainittu vain taiteilijanimet?

-Niin? Miksi meidän pitäisi kertoa kenellekään OIKEAT nimemme?

-Siksi ettei kenttähenkilökunta päästä teitä koneeseen ilman passia ja passissa pitää olla ne samat nimet kuin lentovarauksissa ja tarvitsisin niitä myös hotellivarauksiin!

Pienen suostuttelun jälkeen sain soittajien viralliset nimet. Lennot; Check!

Seuraavaksi majoitukset. Tuolloin käyttämämme hotellin varausjärjestelmä halusi ulkomaisilta asiakkailta kotiosoitteet, sähköpostiosoitteet, passien numerot ja syntymäajat.

Hhmmm, siirryin suoraan suunnitelmaan B, eli koitin varata huoneet samoilla nimillä mutta omalla osoitteellani, eli ns. suomalaisina henkilöinä. Siinä vaiheessa järjestelmä halusi myös sotu-numerot. Voihan kökkö, en jaksanut alkaa keksimään kaikkea omasta päästäni, joten uusi viestiketju bändille.

-Tarvittaisiin kaikkien soittajien syntymäajat ja passien numerot?

-Siis et kai oleta meidän kertovan syntymäaikojamme?

-Kyllä minä niitä nyt tarvitsisin.

-Mutta sittenhän ne voivat paljastua myös faneille?!

-Ensinnäkään minulla ei ole mitään tarvetta kertoa niitä eteenpäin eikä tiedolla ole minulle itselleni mitään muuta merkitystä kuin nuo varaukset.

Jälleen pikku suostuttelun jälkeen sain tarvitsemani tiedot. Mokasin kyllä viesteilyssä itsekin, kun jäin kyselemään sotu-numeroiden perään ottamatta etukäteen selvää ettei Briteillä ole moista järjestelmää käytössä. Oma virhe, mutta aina oppii uutta.

Sitten bändille selvisi että lento lähtisi Stansteadista eikä sitä voi siirtää Heathrow:lle. Seuraa itkua ja hammastenkiristelyä. Eivät kuulemma tiedä miten Stansteadiin päästään, joten jouduttiin selvitellemään asia, aikataulut ja kulkuyhteydet Tampereelta käsin (nykyään tuo ei olisi mikään ongelma, mutta tuolloin netin hakugeneraattorit eivät vielä olleet ihan nykyisellä tasolla tai ainakaan minä en ollut vielä yhtä tottunut käyttäjä. Joka tapauksessa olisin olettanut moisten seikkojen selviävän helpommin paikallisesti, mutta ilmeisesti ei).

Päästään kohtaan raiderit. Järjestäjänä yllätyin iloisesti, kun tekniikkaraiderissa ei ollut mitään ihan överipyyntöjä (asia joka ei todellakaan ole itsestäänselvyys). Tekniikka; Check!

Sitten kohtaan ”hospitality rider”, joka herätti hilpeyttä. Kysyin ystävällisesti pitäisikö tuota noudattaa kirjaimellisesti. Odotettu vastaus oli ”Kyllä pitää”.

Eipä tuossa muuta, mutta heti alkuun oli kirjattu mm. kohta kahdesta parkkipaikasta bändin henkilöautoille esiintymispaikan sisäänkäynnin välittömässä läheisyydessä. Kaikki Klubilla käyneet tajuavat heti tuon olevan vähän mahdotonta toteuttaa ja bändihän saapui Suomeen lentämällä.

Lopulta tälläkin kertaa homma saatiin maaliin ja lähestulkoon ongelmitta. Mitä nyt joka bändin kohdalla tulee jotain pikku säätöjä, mutta sellaiset ovat järjestämisen arkipäivää.

- Jyrki Witch

***

PS. Loppuhuomiona mainittakoon, että ”säätäminen” on täysin eri asia kuin ”ongelmat”. Säätäminen vie ainoastaan aikaa (ja joskus toki vähän kiristää pinnaa), mutta usein niille nauraa jälkikäteen itsekin. Todelliset ongelmat on sitten astetta vaikeampia hommia selviteltäväksi.

PS 2. Tuon kerran jälkeen on käynyt useampaan kertaan selväksi, että erityisesti brittiläisten artistien kohdalla on ihan peruskauraa ettei kulku pisteestä A pisteeseen B onnistu ilman tarkkoja ohjeita, bussien/junien numeroiden ja aikataulujen selvittämistä jo lähtömaan liikenteen osalta tai mieluusti jonkun saattajan järjestämistä opastamaan koko matkaa kotiovelta keikkapaikalle.